RFPの基本と書き方のポイントをわかりやすく解説【テンプレ付き】

システム開発やアプリ開発をする際に必要とされる、RFP（Request for Proposal）。

近年ではSaaSなどパッケージのサービスが増えてきており、RFPを作成したことがないという方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、システム導入の際にはスクラッチ開発でなくとも、RFPを作成した上でベンダーから提案を受けて発注をした方が良いと言われています。

この記事では、RFPとは何か、RFPとRFI（Request for Information）の違い、RFPを作成するメリット、そして作成する際の基本的な情報と書き方のポイントをわかりやすく解説します。

RFPとは

RFPとは「Request for Proposal」の頭文字をとった言葉です。日本語で言うところの「提案依頼書」という意味になります。「このような内容で提案して欲しい」という内容を記載する必要がありますので、具体的には、システム化したい機能や要件、解決したい課題などを記入する書類です。

RFPとRFIの違い

似たような言葉でRFI「Request for Information」がありますが、作成する目的が違いますので整理します。簡単に説明すると、RFPが具体的に要件を定義した上で、精緻な提案をもらうための書類であるのに対して、RFIは基本的な情報を共有することにより、概算的な提案をもらうための書類です。

RFPを作成するメリット

基本的にシステムの提案は複数社から行ってもらうのが前提です。その中から最適なベンダーを選定するプロセスを進みます。そういった中で、各ベンダーに均一な情報を伝えられるのが、RFPです。

RFP作成には時間がかかりますが、ベンダーへの要求事項が漏れたり、ミスコミュニケーションによって問題が発生する可能性もあります。そういったリスクを避け、より良い提案を受けるためにも、しっかりとしたRFP作成にはメリットがあります。

また、社内的な合意を書面ベースで取れることもメリットです。特にプロジェクト・オーナーである役員層の合意を取ることで、後に問題が発生する可能性を減らすことができます。

RFP作成のデメリットは強いて言うならば、大きな労力が発生することです。しかし、RFPを作成せずにプロジェクトを進めた時のリスクを考えれば、労力を掛けてでもRFPを作成するべきではないでしょうか？

RFP作成のプロセス

こちらでは、RFPに内容を書き起こすまでのステップを整理します。
いきなりRFPを作り始めてしまうと、開発の目的という大切な項目が抜けてしまい、せっかく導入したシステムが無駄となってしまう可能性もあります。

①プロジェクトチームの編成

システム開発担当者単体で進めるのはできるだけ避けましょう。役員クラスで意思決定が可能な「プロジェクト・オーナー」、プロジェクト全体のマネージメントを担う「プロジェクト・マネージャー」、さらに実務などでサポートを行うメンバーを選任し、プロジェクトが推進するようなスケジュールで会議体を設定します。

②開発目的の確認

この部分が設定されていないと「導入したものの使われないシステム」が誕生してしまう可能性があります。
なぜシステム開発を行うことになったのか、それによってどのような目的を達成したいのかを簡潔な文章で表現すると良いでしょう。

③課題把握

課題把握については、様々なレイヤー層から抽出すると良いでしょう。各レイヤーによって課題感が異なることもあるためです。プロジェクトでしっかりと課題を吸い上げ、全体としてどのような課題を抱えているのかを捉える必要があります。
インタビュー形式で行うことが多いですが、各レイヤーによって課題感はことなるので、質問内容をそれぞれに合わせていくとより良い課題抽出ができるかもしれません。

④解決策の立案

「課題把握」で抽出した内容をもとに、その解決策を模索していきます。まずは優先順位を設定した上で、課題の解決方法を検討していくと良いでしょう。また、その課題を解決することによって本当に目的を達成できるのか？システムだけで良いのか？組織や業務ルールの変更も必要ではないかを確認します。

⑤RFPの作成と必要な項目（簡易テンプレート）

ここまでの事前準備を経て初めて、RFPの中身に入っていきます。
RFPに決まったフォーマットはありませんが、最低でも次の項目は盛り込むようにしましょう。

開発する対象（アプリ・システム・web）によって、さらに必要な項目も出てきますので、上記内容に追加してRFPを策定しましょう。いきなり細部まで作り込むのではなく、まずはアウトラインから固めていくのがRFP策定のポイントと言えます。

RFPを短時間で策定する方法

RFPを作る唯一の問題が、大きな労力がかかる事です。システム部門が縮小した結果、RFPの作成経験があまりないメンバーがプロジェクトを進めるケースもあるようです。

そんな顧客課題もあり、最近ではRFP作成を支援するサービスも登場しています。

RFPを作成する、つまりシステム開発の目的や背景から一緒に伴走し、課題の抽出、解決策の立案、RFPのドキュメント作成までを請け負ってくれるサービスです。ケースによってはかなり上流である、経営課題にまで踏み込んでくれるコンサルティングサービスもあるようですので、一度見てみてはいかがでしょうか？

また、有料サービスではなくとも、SIベンダーがRFP作成のサポートをしてくれる場合もあるようです。明確にサービスメニューとして表記されていないことが多いので、そこは各ベンダーに問い合わせて相談することをおすすめします。

まとめ

今回はRFPの作り方を簡単に解説いたしました。実際にRFPの各項目について確認すると、かなり膨大な情報量となります。あくまでもRFPはベンダーに正確な情報を伝えるための手段ですので、情報を整理し、核心をついたRFPを作ることが非常に重要です。