業務効率化を図る上で多くの企業が導入している社内コミュニケーションツール。
無料で導入できるものも多く、種類が豊富でどれを選ぶか迷ってしまいます。
しかし、社内コミュニケーションツールの中でも「位置情報」まで共有できるものがあることをご存知でしょうか。
外勤スタッフやルート営業スタッフが位置情報をリアルタイムで共有できるようになると、ロスタイムがなくなり、業務効率が改善されます。
本記事では位置情報付きの社内コミュニケーションツールだけをご紹介していきますので、導入を検討されている方はぜひご参考ください。
様々な種類の社内コミュニケーションツール
社内の従業員同士がコミュニケーションを取る際に利用する社内コミュニケーションツールには、様々な種類があります。
有名なものとして、chatworkやSlackなどの社内SNSは多くの企業やチームで導入されています。無料から使える上、通話も可能なので迅速な意思疎通ができるのが魅力です。社内の交流を活発にし、風通しを良くする効果も期待できます。
社内コミュニケーションツールと一言でくくっても、社員同士のメッセージのやりとりを円滑にするものから、情報の共有・蓄積ができるもの、一方的な報告業務がメインのものなど、様々な種類があります。しかし、「今どこにいるのか」というリアルタイムな位置情報を表示できるものは意外と限られています。
トラック運転手や外回りの営業などの職種であれば、現在地を伝えることで業務効率化を図りつつ、意思疎通を迅速に行うことができます。例えば、最も近くにいるスタッフを検索したり、特定のスタッフのリアルタイムな居どころを確認したり、その人の帰社や行き先への到着時間を計算したりすることが可能になるのです。
位置情報付き社内コミュニケーションツール6選
スタッフの現在地を把握できるだけで業務効率が向上することがわかっていれば、位置情報付きの社内コミュニケーションツールを導入することが効果的です。ここでは、そうしたツールをいくつかご紹介します。
※各種情報は2019年3月現在の各製品サイトの情報に基づいて記載しております。最新の情報は各サイトをご確認ください。
ナビタイム動態管理ソリューション
株式会社ナビタイムジャパンが提供する勤怠管理ソリューションは、運送業などの車両の運転を主な業務とするケースに効果を発揮します。
ナビタイムならではのルート検索技術が用いられているカーナビ機能が搭載されており、各交通網の状況をリアルタイムで判断しつつ目的地への到着時間を正確に予測もします。また、車両の位置情報を入手し続けるので、本部にいるオペレーターが帰社時間や到着時間を常に判断しながら的確な指示を出すことができます。
これによって生産性が向上し、ドライバーの待ち時間も減少します。倉庫管理システムなどとの連携も可能になるので、各作業員の負担も軽減することができます。
cyzen
レッドフォックス株式会社が提供する「cyzen」も、有名な位置情報付き社内コミュニケーションツールのひとつです。
4つのプランの中から自社の規模や業務内容に合ったものを選ぶことができ、スタッフの手持ちのスマホで操作できます。位置情報付きで予定作成、活動や履歴の記録、顧客情報の管理、報告書の作成、チャットが機能として用意され、プランによっては交通費の算出や安全走行支援などのサービスが付随されます。
導入事例の中には、営業スタッフの直行直帰が可能になったため、出社する時間的コストが削減され訪問の質が向上した、といった声も上がっています。
GEO-CRM
「GEO-CRM」はナレッジスイート株式会社が提供する、フィールドスタッフ向けのSFA／CRM寄りの社内コミュニケーションツールです。他のツール同様にスマホにインストールして使用するので、特別な機器は必要ありません。
訪問先で顧客にヒアリングした内容など詳細を記入し顧客カルテを作成していくことで、地図上で見込み度合い別の顧客を把握したり、最後の訪問から時間が経っている顧客を可視化できます。異なる担当者が訪問した際にも迅速に顧客のデータを引き継ぐことができます。
その他に、スタッフの現在地を把握したり、訪問履歴や現在のステータスなども地図で確認が可能です。また、位置情報の精度が高くありながらも、バッテリーの消費を最低限に抑えていることも特徴です。
UPWARD
UPWARD株式会社が提供するクラウドベースの「UPWARD」はSalesforceと親和性が高く、顧客管理ツールの顧客データに地図や位置情報を紐付けて生産性を高めるツールです。
登録されている各スタッフの訪問先データを考慮して最適なスタッフのアサイン提案が自動でなされたり、リアルタイムな商談状況に応じて顧客マップを作成したり、エリア分析などができます。契約期日などもインプットしてくれるので、業務を包括的にサポートしてくれます。
1日に10件、20件の大量の訪問が必要な場合やラウンダー業務、広いエリアでのフィールド業務などの中で、顧客データに位置情報を付与することで最適な訪問ルートを組んで訪問効率が改善されたという声が多く上がっています。
DP2 PLS（ディーピーツー・プラス）
スマホだけでなくフィーチャーフォンやGPS専用端末でも使える「DP2 PLS」は、ナビッピドットコム株式会社が提供する位置情報付きのASPツールです。
営業や運輸だけでなく、警備やメンテナンス業でも使われており、スタッフのリアルタイムな位置情報を把握し、メールの送受信によって指示出しや報告ができます。
例えば、警備員の配置をリアルタイムで管理して要望があればすぐに付近の警備員を向かわせたり、システム運用において急なインシデントが発生した場合、付近にいる従業員を企業へ向かわせることができるなど、迅速な対応が可能になります。
Q-GO!
「Q-GO!（キューゴー）」は弊社テックファームが提供しているフィールドスタッフ向けタスク管理・コミュニケーションツールです。
スマホに専用アプリを入れることで、スタッフのスケジュールやGPSの位置情報を使って現在地の把握ができ、それぞれのタスクの管理やアサインを可能とします。
例えば、急な案件やトラブルが発生し顧客からのコールを受けた場合、オペレーターはスタッフの空き状況を一目で確認でき、web上で指示内容をテキストに打ち込むだけ。付近にいるスタッフのスマホにポップアップ通知が届き、作業内容や概要がひと目で分かるようになっています。
その他に、チャット機能や手が離せない時に便利な音声入力機能などが付いています。
まとめ
顧客と直接顔を合わせることの多い外勤スタッフは生産部門の要ですが、刻々と変化する状況の中でいかにスピーディーに対応できるかがポイントです。
経験の浅いスタッフでも業務に取り掛かりやすい環境を作り、ベテランスタッフがさらに効率よく動けるようにするには、システムやツールを導入するのがおすすめです。
今回ご紹介したように外勤スタッフが多い場合は、社内コミュニケーションツールに位置情報の共有機能が搭載されるだけで、効率はぐんとアップします。外回りの効率を改善されたい方は、自社に合いそうなツールを提供している企業に一度相談してみてはいかがでしょうか。
