一人あたり150時間も無駄削減?物品を効率良く管理する2つの方法

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探しているモノが見つからない、使いたいけれど誰かが使っている…といったこと、業務中によくありますよね。

リクナビの調査によると、勤務中の探し物に年間150時間を費やしているというデータも。もちろんモノを探している時間は、業務ができないので非生産的です。

そんな中、注目されているのがIoT技術を用いた物品管理。特にRFIDタグやビーコンを使えば、比較的容易にシステマチックな物品管理を実現できます。

今回は、物品が管理されている状態のメリットと、ビーコン、RFIDといったIoT技術を用いてデジタルで管理する方法についてお伝えします。

機材や物品の管理が進むとどうなるのか

まずは、現場で機材・物品の管理を実現することによって、現場がどのように変わっていくのかをみていきましょう。

業務中あるある「アレどこに行った?」

機材や物品の管理が行き届いていない現場では、しばしば次のような事態が発生します。

  • 使いたい機材が「どこ」にあるかわからない
  • 機材を「誰」が「いつからいつまで」使っているかわからない
  • 未使用の物品、まだ修理できる物品が勝手に「廃棄」されてしまう

これらの状態を未然に防ぐためにも、企業を運営していくうえで物品管理は必須です。

物品管理の3つのメリット

管理ができている状態にはどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的にみていきましょう。

業務のパフォーマンスを向上させられる

スムーズに目的のモノを見つけられると、「探す」時間も最小限で済みます。そのため業務に対する集中力も持続しやすくなるはずです。

無駄な出費を減らせる

長期間モノが見つからないと再購入を余儀なくされてしまうことも。また、購入後に紛失したモノが見つかってしまう事態になると目もあてられません。このような無駄な出費は物品管理によって確実に減らせます。

メンテナンスや再購入などの決断をしやすい

物品管理ができていると、モノの状態を把握しやすいというメリットもあります。メンテナンスや再購入などの決定もしやすくなるでしょう。

物品管理は手間がかかるもの事実。しかしながら、その手間を上回るメリットは確実にあるといえます。

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格段に物品管理しやすくする方法①:RFIDを使う方法

何かと手間な物品管理は、IoTの技術を使うことで手間なく正確にできます。主に使われるIoTの技術は2つあり、それは「RFID」と「ビーコン」です。まずはRFIDを使う方法についてお伝えしていきます。

RFIDは、RFタグのデータを非接触で読み書きするシステムです。RFタグは小さく、モノに貼り付けられることが多いので、物品管理によく使用されます。

各スペースの出入り口にRFIDリーダ/ライタを設置し、物品にはRFタグを付け、スペースへの「出入り」を管理することで所在を管理できます。

RFタグには「アクティブ型」と「パッシブ型」があるため、用途に応じて選択が可能です。また特定の使用場面に応じたRFタグもありますので、それぞれみていきましょう。

RFタグの種類

RFタグの種類にはどのようなものがあるのでしょうか。一つずつみていきましょう。

アクティブ型RFタグ

  • 電池を内蔵しているため長距離の通信が可能
  • タグ1枚の単価がパッシブ型と比べて高い
  • 電池寿命があるため注意が必要

パッシブ型RFタグ

  • 長距離の通信には不向き
  • 小型や薄型のタグが多く、安価
  • 電池が不要のため半永久的に利用できる

物品管理でよく用いられるパッシブ型RFタグは、読み取りが困難になる場面があります。例えば、金属上や重なった状態、水中など。電波の反射や干渉、不達などにより一般的な920 MHz 帯の電波では読み取りが困難になるのです。

読み取りが困難になる場面では、次のようなタグが使われています。

金属用タグ

金属は一般的な920 MHz 帯の電波を反射してしまうため、モノが金属製の場合はRFタグの読み取りは困難です。そこで金属用タグでは、RFタグのアンテナとして使用できる UHF帯の電波を使い、読み取りを行います。

書類管理用タグ

一般的な920 MHz 帯では、RFタグ同士の反射波が干渉してしまい、読み取りが困難です。そこでタグの一括読み取りができるUHF帯の電波を用い、干渉の影響を少なくして読み取りを行います。

リネンタグ

一般的なRFタグは、洗濯やクリーニングをすると、大抵の場合故障してしまいます。そこで、洗濯やクリーニングをしても壊れない強度を持ったタグが開発されました。

RFIDを物品管理に使うメリット

RFIDを物品管理に使うメリットは、次のようなものがあります。

  • RFタグ自体は安価なので比較的手軽に導入できる
  • RFIDリーダ/ライタは操作が簡単なので扱いやすい
  • パッシブ型のRFタグを選べば半永久的に使用できる

RFIDを使う場合の注意点

RFIDを使う場合の注意点は、次のようなものがあります。

  • アクティブ型のRFタグを使う場合は電池の消耗に注意
  • リーダがRFタグを読み取りやすいように外側にRFタグを貼る
  • 使用場面に応じたRFタグを使い分ける必要がある

格段に物品管理しやすくする方法②:ビーコンを使う方法

ビーコンは、ビーコンタグからの信号を受信端末が受信することで、人や物の位置を把握できる技術です。

各スペースにビーコン受信機を置き、物品にビーコンタグを付けることで、受信機の一定半径範囲内に入ったタグの信号を受信し、物品の所在管理ができるようになります。

ビーコン発信機(ビーコンタグ)の種類

ビーコンを選択する基準としては、「駆動方式」と「通信距離」があります。それぞれみていきましょう。

発信機の駆動方式

発信機には電池駆動と電源駆動があります。昨今の省電力通信方式の普及によって、電池でも駆動できる小さな発信機が増えました。しかしながら電源方式も根強く、特に遠方の屋外に配置されたモノを管理するには、電源駆動の発信機が向いています。電源駆動であれば、消費電力が大きいGPSにも対応できるのです。

発信機の通信距離

Bluetoothを利用した短距離の通信での発信機には、「Class」と呼ばれる項目が定義されています。それぞれ次のような内容です。

  • Class3:通信可能な最大距離が1m
  • Class2:通信可能な最大距離が10m
  • Class1:通信可能な最大距離が100m

ここでいう通信可能な最大距離とは、必ず保証された距離ではありません。その時の遮蔽物や天候などの状況により、通信可能な距離は変わります。

ビーコンを物品管理に使うメリット

ビーコンを物品管理に使うメリットは、次のようなものがあります。

  • 位置情報をある程度正確に把握できる
  • GPS機能を使えば離れた屋外のモノを管理できる
  • 機器の設置が簡単で始めやすい

ビーコンを使う場合の注意点

ビーコンを使う場合の注意点は、次のようなものがあります。

  • 電池駆動の発信機を使う場合は電池寿命に注意
  • 特に木や人間など水分を伴う遮蔽物には電波が吸収されてしまいやすい
  • 細かいものや大量のものを管理するのには向かない

まとめ

今回はIoT技術を用いて物品を効率良く管理する方法として、RFIDを使う方法、ビーコンを使う方法をご紹介しました。それぞれに特徴があるため、状況に応じた選定が重要になるでしょう。

意外と気付かずに時間を費やしている「探す」行為を減らすことで、より生産性の高い業務の遂行に繋がります。もし心当たりがあれば、一度相談してみてはいかがでしょうか。