IT・クラウド活用で業務効率化が期待できる日常業務TOP10

「DX」が声高に叫ばれる昨今、大幅な企業の業務システム刷新や業務プロセスの改革などをイメージされる方も多いかもしれません。しかし、ちょっとしたテクニックやツールの活用方法を知っているだけで、日常業務が大きく改善される可能性があります。

1日に何度も行うような作業であれば、1回10秒効率化するだけでも大きな差になります。日々繰り返される日常業務こそ効率化が不可欠と言っても過言ではないでしょう。

たとえば社内でのコミュニケーションに、1日に何度もメールを送る場合、より簡易的なコミュニケーションツールを利用するだけで、メッセージのやり取りは格段に速くなります。その結果、本業により集中できるということです。

本記事では、日常業務を効率化するためのIT/クラウド活用について、様々な切り口から、いろいろなシーンごとに解説していきます。

日常業務の効率化が期待できるIT/クラウドサービスTOP10

日常業務の中でも、誰でも簡単に業務の効率化ができるTipsを集めました。知っておくこと、使ってみることで新しい発見に繋がり、個人の業務はもちろん複数名で行うチーム業務もスムーズに行うことができるものもあります。

この機会にぜひ、試してみてください！

席予約

コロナ禍でリモートワークを導入する企業が増え、その結果、社員の座席もフリーアドレスが一般的になりつつあります。座席をフリーアドレスにすることで、密な状況を避け、社員同士が一定の距離を保つことができるなど、オフィス空間を有効活用できます。その一方で誰がどこにいるのか把握できない、席の管理方法で手間が発生している、といった問題が起こっています。

たとえば座席の管理を行うために、物理的なボードを設置し、そこに磁石や名札等を使い貼ってもらうことで管理している会社もあるかもしれません。

しかしボードが１つで管理するには座席の確認に手間がかかること、また万が一の感染者が出た場合、濃厚接触者を洗い出すための記録を取ることは難しく作業が増えます。そこで、席予約のツールを利用すれば社員みんなが簡単にパソコンやスマホから席の状況を確認することができます。

席予約のツールは複数ありますが、Googleスプレッドシートで管理すれば導入コストがかからず、社員同士での共有や編集が簡単で、社員のPCやスマホに新しいソフトをインストールする必要もありません。また、座席の見える化や日毎の管理記録を残すことも簡単です。

テックファームでフリーアドレス導入直後に利用していたスプレッドシートを他社でも転用できるようにテンプレート化しています。ぜひダウンロードし、ご活用ください。

会議室予約

会議室予約では、ツールを活用している企業も多いかと思いますが、Googleカレンダーの予定管理ツールと連携させると利便性が高いです。

カレンダーとの連携により、会議室の予約のみならず、会議参加者への日程共有、Googleカレンダーであれば、ビデオ会議のURL発行と参加者へのURL共有、会議で必要な資料についてもカレンダーに情報を集約することが可能となります。会議の主催者だけではなく、それらの内容を会議に参加するメンバーが編集することが可能なため情報が散らばることなく管理しやすくなります。

また会議室の予約状況や予約者の情報が社内メンバーにも公開しておくことが可能なため、会議室の調整を行う際も、関係者間だけで調整がしやすくなり、結果的に作業の効率化が進むことでしょう。

会議開始前には、開始を知らせるアラーム機能もあるため、会議開始時間を間違えることや忘れることも防ぐことができるでしょう。スマホと連携することで、通知をスマホで受け取ることができるため、より使いやすくなるかもしれないです。

Excel、Word、PowerPointの共同編集

資料の作成をする際には、Excel、Word、PowerPointなどのツールを活用している企業は多いかと思います。しかし共有の仕方は企業によって異なります。例えば、オンラインで共同編集できるようにしている企業もあれば、個人が作成したファイルをメールやチャットツールで送信している企業、共有のサーバにファイルを格納している企業など企業により様々です。

結論としては、共同編集できるようにあらかじめオンライン上で作業するのがおすすめです。こうすることで、オンライン環境さえあればどこからでもアクセスが可能となり、アクセスの権限があれば共同編集や更新管理も簡単です。

ちなみにMicrosoftが提供するExcelはGoogleが提供するGoogleスプレッドシート、WordはGoogleドキュメントと互換性があります。PowerPointであれば、Microsoft社が提供するSharePointで情報共有と編集が可能となります。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、ネット上にファイルを保管したり、他の人と共有できるサービスです。

具体的には、Microsoftの提供するOne DriveやGoogleの提供するGoogle Driveがクラウドストレージにあたります。クラウドストレージの使い方は自由ですが、多くの企業のでは業務に必要な書類や資料を置いて、社員間での共有に使用する場合が多いでしょう。

置いたファイルにはそれぞれリンクがつけられ、そのリンクを共有すれば誰でも簡単にアクセスできます。ただし逆に言えばリンクが流出すれば勝手にアクセスされる危険性があるので、リンクの取り扱いには十分注意し、アクセス制限設定をするなどの対策が必要です。

名刺の一元管理

名刺の一元管理とは、オンライン上に名刺情報をアップロードし、個人や企業で管理・情報共有できるツールを指します。代表的なツールとしてはSansanがあります。

オンライン上に名刺を置くことで、名刺を探すことが容易となり、部署変更などの名刺情報に変更が発生した時にも常に新しい情報に更新し、共有することができます。単にオンライン上に名刺情報を置くだけではなく、個人情報などを連動させることができれば、自社との関係を一目で把握できる、といったメリットもあります。

企業は社員が集めた名刺情報が一括で管理することでき、クライアントリストの作成が可能です。またリストを活用した効果的なマーケティングへの活用にも繋がる可能性があります。個人の営業に役立てることだけではなく、企業としてクライント情報を管理することで情報資産が生まれるのです。

スクリーンショットとWebキャプチャ

スクリーンショット、Webキャプチャの活用もおすすめです。これらは、誰かと画面の共有をしたい時に使用されることが一般的です。
スクリーンショットはすでに使用している方も多いと思いますが、これは見ている画面を画像として保存する方法です。Windowsの場合は「PrintScreen」キー、Macの場合は「shift」「command」「3」の3つのキーを同時に長押しすることで、簡単にスクリーンショットを撮ることができます。また画面内の一部を選択しスクリーンショットすることも可能です。

Webキャプチャは、自分が見ているWeb画面をそのまま記録、共有することができます。スクリーンショットは画像として保存されることに対して、Webキャプチャは、サイト内のURLが生きた状態で画面が記録され、キャプチャから直接Webサイトに飛ぶことも可能にしてくれます。万が一、サイトが閉鎖された場合も画像として保存されるため、いつでも見返すことができます。Webキャプチャのツールは様々な種類がありますが、FireShotやEvernoteなどが有名です。
またWebキャプチャは静止画だけでなく動画で画面や画面操作を録画することもできます。具体的には、Screenpressoなどのツールが有名で、録画ボタンを押すことで画面の動きや操作などを録画し共有できるため、システム操作のマニュアル作成や業務の引き継ぎなどでは、大いに活用できそうなツールとして注目されています。

高精度OCR

Faxでのやり取りが多い企業や、カード申し込みなどで手書きの書類を扱っている企業であれば、手書きの書類をシステムに手入力する作業に多く工数が必要となります。手書き情報を瞬時にデータ化することができれば、作業を効率化することが可能です。具体的には高精度OCRというツールを使用することで、紙媒体の情報をExcelやWordにデータ変換することができます。

結果的に、手作業での書き写し作業が効率化することは勿論、入力ミスや、紙での管理をなくすことで保管場所が不要となり、管理もしやすくなります。

チャットコミュニケーション

リモートワークが主流になり、社員同士のコミュニケーションも格段に減ったと感じる人も多いのではないでしょうか。気軽に質問や情報共有できる環境がなくなり、コミュニケーションロスが発生しているケースも増えています。

SlackやChatworkを代表とするコミュニケーションツールを活用することで、社内、チーム、個人でのコミュニケーションがより円滑になることが期待できます。必要なメンバー単位でグループを作ることができ、LINE感覚で簡単にコミュニケーションを取りやすいツールです。また企業を超えての利用も可能なので、取引先とのコミュニケーションツールとしても活用されるケースもあります。

グループやチームで情報共有を頻繁にしたい時は、メールを送受信するよりも圧倒的に効率的です。グループ内に投稿された会話は、遡って見ることも可能で、検索機能や、ピン留め機能も充実し、必要な資料の共有も簡単に行えます。また全社的に利用する際は、全社周知のアナウンス等もコミュニケーションツールを活用すれば、情報の集約が可能となり、社員にも浸透しやすくなります。

メールでは常識になっているメール冒頭の「お世話になっております」や文末の「よろしくお願い致します」などは、チャットコミュニケーションでは不要です。
伝えたいことを端的に書けばよく、またスタンプも充実しているため、メールより堅苦しくならず、若手社員にとっては馴染みやすいツールでコミュニケーションロスの解消につながる可能性があります。業務効率化のツールとしてかなり優先度は高いでしょう。

電子契約書

SMBCクラウドサインなどで知られる電子契約書は、オンライン上で契約を交わせるツールです。これまで法的な位置付けが不明確だった電子契約サービスですが、コロナの影響もあり、2020年7月17日付で、紙に捺印する行為と同等の効力が認められたこともあり、サービスの普及が拡大しています。

企業間での契約は、これまで紙で行われることが主流でした。企業間で契約内容の確認が取れたら、契約書を印刷し企業の代表署名、捺印をする必要があります。社員にとっては捺印の申請や、郵送する手間が発生し、紙で印刷した契約書の保管場所を確保する必要があります。

電子契約書を利用することで、上記のような手間を解決することができ、リモート環境でも出社の必要なく契約処理が完結できます。契約書の保管もオンライン上で管理ができるので、書類管理という観点でも利便性の高いツールです。

タスク管理システム

タスク管理の方法は企業によって異なりますが、今はオンライン上で共有できるツールが主流です。自分が使うPC上でもExcelなどを利用し、個人タスクの管理をすることも可能ですが、周りのメンバーが個人のタスクを把握することが難しいことや、リアルタイムでの更新や同時編集ができず不便さを感じたこともあるかもしれません。

タスク管理ツールの使用するメリットは、チームで仕事を進める場合、チームタスクと個人タスクの両方の進捗を把握でき、チーム内での連携が取りやすく、軌道修正も図りやすくなることです。また、タスクの進捗管理を行うために定期的にミーティングを実施し進捗確認をしていた場合は、よりスムーズに進捗の確認ができ、ミーティング時間も最小限に収めることが可能になります。

簡単に始められるものであれば、クラウド化したGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを利用することも可能ですが、専用のタスク管理ツールも充実しています。具体的なツールとしては、BacklogやTrelloが有名です。

まとめ

今回は日常業務の中でも使用頻度が高く、どの企業の業務にも当てはまりそうな日常業務効率化のツールをご紹介しました。

それぞれのツールは１つではなく種類も多いため、自社の環境や使用用途に合わせたツール選びをすると良いでしょう。

ほんの少しの不便さや、不効率な作業でも、これらのツールをうまく活用し業務効率化することで、メイン業務にかけられる時間も増加し、生産性も上がります。デジタル化が進む中、ツール導入による業務効率化は見過ごせないポイントです。