日本では少子高齢化に伴い、労働人口の減少が大きな問題となっています。人手が不足する中で、既存の業務を効率化させ、より生産的な仕事ができるか重要視されるようになりました。
また、テクノロジーが進化した現代では、IT技術を駆使した業務改善が注目されていて、テレビや雑誌では「DX」という言葉を耳にする日も少なくない時代です。この「DX」は様々な企業に大きな影響を与え、経済産業省からも推奨されています。もはや社会全体で、業務改善による生産性向上の取り組みが進んでいると言っても過言ではありません。
しかしながら、実際に企業が業務改善を行う際、何から手を付けたら良いか、どのように業務を見直せば良いのか、他の企業ではどのように改善してるのかがわからず困っている方も多いのではないでしょうか。
本記事ではそんな方に向けて、いま注目されている「業務改善コンサルティング」というサービスを紹介します。
業務改善コンサルティングとは
業務改善コンサルティングとは、業務改善のノウハウを持たない企業に対して、業務コンサルタントが支援を行うビジネスです。具体的にどの業務の見直しをして、改善していく必要があるのかがわからない企業に対し、第三者の目線から改善すべきポイントを洗い出してくれます。
この第三者の目線を取り入れることには大きな意味があります。なぜなら、社内の人間では目に入りにくいポイントも、社外の人間である業務コンサルタントだからこそ、全体を俯瞰して見ることができるからです。また、多くの企業の業務改善を経験しているコンサルタントであれば、過去の事例と照らし合わせて冷静に分析し、課題に対する的確な改善案を提供してくれます。
業務改善コンサルティングで行う具体的な施策
業務改善コンサルティングが、具体的にどのような改善活動をしてくれるのかを解説します。コンサルタントが実施する業務改善の中で、主に使用される施策を大きく6つに分けて紹介します。
業務の可視化
まず、業務改善コンサルティングは業務を可視化させることから始まります。なぜなら、業務内容やフローを目に見える形にすることによって、業務全体を把握することができるからです。
可視化させる手法は依頼する企業やコンサルタントによって様々です。そのため、依頼をする際にどのような可視化をするのかを確認しておくと、認識違いなどのトラブルを防ぐことができます。
業務問題の特定
次に、業務内容やフローを分析し、改善すべき業務問題を特定する作業に入ります。前のフェーズで業務が可視化されていることによって、業務の問題点を見つけやすくなっているのです。
このフェーズでは、コンサルタントの経験が大きく影響してきます。優秀で経験豊富なコンサルタントなら、過去の事例やノウハウから照らし合わせ、的確に問題点を特定していきます。
原因追及
続いて、特定した問題に対して原因の追及を行います。主な手法として「ロジックツリー」「バリューチェーン分析」があります。
「ロジックツリー」とは、問題解決に用いられる有名なフレームワークの1つです。マインドマップのような図を作り、ロジカルに分析することができます。
また「バリューチェーン分析」もとても有名なフレームワークです。全体の流れや活動をカテゴリーで区分けすることによって分析することができます。
改善案の立案（ツールの導入支援など）
問題点の特定、原因の追及が終われば、いよいよ業務改善案の立案となります。このフェーズでは、これまで以上に業務にかかわる現場の社員の協力が必要となるため、しっかりと認識を合わせて進めていくことが大切です。なぜなら、社員の中には従来のやり方から大きく変化することに対して否定的に感じる人もいるからです。
たとえば、もしも業務を効率化できる良い改善案を提案できたとしても、それを現場の人に実践してもらわなければ意味がありません。次のフェーズの効果測定で思うような結果がでなければ、業務改善の成功とはなりません。
現場の人と一緒に業務改善を進めていくことで、改善案を導入する意味、得られるメリットや影響の範囲を説明しつつ納得してもらうことで、初めて業務改善は成功に近づくことができるのです。
効果測定
提案した改善案を導入したら、それで終わりではありません。業務改善の効果を測定することも、コンサルタントの重要な仕事の1つです。
仮に導入したにもかかわらず、想定よりも結果が下回っている場合は別の課題があるはずです。その場合、新たな課題特定、原因追及を行う必要があります。
ソフトウェアの導入
冒頭でＤＸの話をしましたが、IT技術が発展している現代では、業務改善に最適なソフトウェアの導入が改善案となる場合があります。ITの世界ではAIや機械学習などの技術が凄まじい速さで進化しています。そのため、これまで人の手や判断が必要とされてきた業務も、ソフトウェアを導入することで半自動化させることが可能です。そうすれば、工数や人件費を大きく削減でき、より生産性の高い業務を行うこともできます。
世の中にあるほぼ全てのビジネスはITを駆使しています。そのため、最新の技術を取り入れれば、業務の効率化も生産性向上も容易にできる可能性があるのです。コンサルタントから提案されたソフトウェアの導入は前向きに検討してみることをオススメします。
業務改善コンサルティングの費用感
業務改善コンサルティングについて、実際にどのような改善をしてくれるのか理解していただけたと思います。ですが、業務改善コンサルティングを依頼した場合、どの程度の金額が必要となるのか気になるのではないでしょうか。仮に業務改善が成功して生産性が上がったとしても、費用に見合うだけの成果になるのか疑問に思うのは当然です。
そこで、業務改善コンサルティングの費用感や相場を紹介します。具体的な金額は依頼するコンサルタントや企業の規模によって変わりますが、今回は「小規模法人・個人事業者」と「中堅企業のプロジェクト」の2つを例にとりあげて紹介します。それぞれ想定している契約期間は6ヶ月です。
プロジェクト型の小規模法人・個人事業者からの依頼
小規模法人や個人事業者に業務改善コンサルティングを依頼する場合、基本的には専属のコンサルタントが1名担当する契約になります。そして、45万～90万円くらいの金額が相場です。
月に10万前後の予算で依頼することができますが、契約が延長となれば、その期間だけかかる費用は大きくなっていきます。あくまでも目安なので、余裕を持った予算を用意することをオススメします。
中堅企業のプロジェクト型の依頼
中堅企業に業務改善コンサルティングを依頼する場合、小規模法人や個人事業者とは違い、２人以上の専属コンサルタントがつきます。
相場としては100万～200万円程度です。こちらも同様に契約期間が延びた場合、期間に応じて必要となる金額も大きくなります。小規模法人や個人事業者でも、中堅企業でも、業務改善コンサルティングを依頼する際には、余裕を持った予算を組んでおくことが大切です。
より手軽に相談したい場合
業務改善コンサルティングの費用について大まかな相場を理解していただけたと思います。しかし「自社の課題改善は、コンサルティングの費用に見合うほどなのか」「具体的にどのような改善が期待できるのかイメージできない」という人もいるのではないでしょうか。
そこで業務改善コンサルティングをより身近に感じてもらうため、Excel作業の業務改善の具体的な内容を紹介します。もしも、Excelで業務を行っている場合、下記のサービスで改善できる可能性があります。
Excelは、デスクワークをする職場では必ずといって良いほど使われている有名な表計算ソフトです。しかしながら様々な問題点も存在します。
たとえば、データ入力や転記は人間が作業すれば必ずミスが発生します。入力の頻度が多ければ多いほど、データ量が膨大になればなるほどミスの発生率は高くなってしまいます。また、正しいデータが入力されているか別の人がダブルチェックをする必要がありますが、これも工数がかかり生産的ではありません。
この問題は「RPA」という技術で改善することができます。「RPA」とはロボティック・プロセス・オートメーションの略称で、デスクワークの業務を自動化することができる技術です。
コンピューター上で人間が行った定型操作を学習して自動化するため、ルーティン作業となったデータ入力や転記にかかる工数を改善してくれます。その分、人間は他の作業に集中できたり、人件費を削減できたりするため、非常に生産的になります。
上記のような業務改善は気軽に相談することができ、サービス内容の資料も簡単にダウンロードすることが可能です。自分の業務で具体的にどのような改善ができるのかイメージを把握するためにも、一度相談することをオススメします。
まとめ
業務改善コンサルティングについて紹介しました。本記事を読んで、業務改善コンサルティングについての理解が深まったのなら幸いです。
優良なサービスである業務改善コンサルティングですが、依頼をしたら全てをコンサルタントに任せる、というのは良くありません。なぜなら、業務改善を成功させるには依頼した側の協力や理解が必要不可欠だからです。
社外のコンサルタントだからこそ見つけられる課題があるように、社内の人間だからこそ視えるものがあります。また、会社が大切にしている伝統や想いを一番知っているのも社内の人間です。そのため、コンサルタントの改善活動に協力し、一緒に進めて話し合い、納得する案を作ることによって、初めて意味のある業務改善ができるのです。
また、メインとなる業務の大規模な改善はリソースの問題で難しいかもしれません。影響の範囲が広ければ、改善に必要となる費用は大きくなっていくからです。
なので、まずは小さな改善からスモールスタートをして、効果を確かめながら徐々に広げていくのも良い方法です。生産性や業務効率が良くなっていく実感を得られれば、会社全体で業務改善に対する意識が良くなっていくでしょう。
業務改善コンサルティングを依頼する際には、コンサルタントと協力して、良い業務改善ができるように手を取り合って進めていきましょう。
