複数ベンダー体制を脱却！発券管理システムの統合・効率化

背景とプロジェクトの課題

本プロジェクトは、多店舗展開を行う大手サービス運営企業様の発券管理システムの刷新と、それに伴うベンダー体制の抜本的な改善でした。

発券管理システムは、店頭体験の品質とバックオフィス業務の効率を左右する重要なシステムですが、お客様はこれまで、発券管理システムの運用・保守を複数のベンダーに分散して依頼していました。この「複数ベンダー体制」が常態化した結果、以下のような深刻な課題が発生し、収益性と業務品質を圧迫していました。

・コスト構造の悪化と管理工数の増大：システムライセンス料や運用保守費用が最適化されず、サービスごとの仕様調整や請求管理といった間接管理コストが著しく肥大化。

・店舗業務の非効率化：問い合わせ窓口が分散しているため、店舗スタッフは問題発生時に「どのベンダーに連絡すべきか」を判断する負担を強いられ、顧客対応時間が圧迫。

・サービス品質のバラツキ：ベンダーごとの技術力や対応レベルが異なり、全店舗・全サービスで均質なサービスレベルの維持が困難な状況。

実行したプロジェクト内容：一元化による戦略的なコスト最適化

当社は、単なるシステムのリプレイスに留まらず、これらの根本的な課題を解決するため、発券管理システムに関わる全てをワンストップで担う体制を構築・実行しました。

1.ワンストップベンダーへの集約とシステム統合

複数の既存ベンダーからシステム仕様、運用フロー、課題を綿密にヒアリングし、現状の複雑さの原因を分析しました。その上で、新システム開発、既存システムからのデータ移行、その後の運用・保守まで、全てを当社が一元的に責任を持つ体制に集約しました。

複雑に絡み合っていた複数のサービスの発券プロセスを再設計し、一つのプラットフォームで一元管理できる発券管理システムを構築。サービスの追加・変更にも柔軟に対応できる拡張性を確保しました。

2.コミュニケーション齟齬の解消と店舗負担の軽減

窓口を当社に一本化したことで、サービス開始後のベンダー間調整や認識齟齬といったコミュニケーションギャップを解消。これにより、お客様の間接的な管理工数を大幅に削減するとともに、店舗スタッフはシステムトラブル時に迷うことなく当社に連絡できるようになり、業務負担が大幅に軽減されました。

当社の強み

・煩雑化した複数ベンダー体制の解消：複数の既存システムと運用を統合・集約することで、間接管理コストの削減と最適化されていないコスト構造の改善を実現しました。

・多店舗業務の抜本的な効率化：システム問い合わせ窓口を当社に一本化することで、店舗スタッフの判断負担を軽減し、顧客対応に専念できる環境を提供しました。

・高品質なサービスの平準化：全店舗・全サービスで同一の運用が可能な統合システムを構築・提供。サービスレベルのバラツキを解消し、均質なサービス品質を達成しました。