「スマートオフィス」化の注意点
更新日：5月27日
近年、快適性と利便性が実現したスマートオフィスに注目が集まっています。社員の生産性向上や働き方改革のためにIoTを導入しスマートオフィス化を考えている企業もたくさんいらっしゃるでしょう。
とある調査会社のマーケット調査によると、首都圏の約7割の企業がテレワーク支援の為にICT投資を行い、オフィス以外の場所でのメールやスケジュールがチェックできる環境を構築したり、モバイルワークができるよう従業員にノートPCやタブレット端末を支給しているという調査結果が出ています。
しかし、オフィスへのIoT導入には注意しなければならないこともあります。そこでこの記事では、スマートオフィス化する際の注意点を3つご紹介します。
＜目次＞
スマートオフィスとは
スマートオフィスとは、IoTやICTを活用し、従業員がストレスを少なく効率的に事務仕事や研究開発を進められるように工夫されたオフィスのことです。
近年は、あらゆるモノがインターネットに繋がるようになりました。例えば、オフィスへ設置したセンサーが温度や湿度はもちろん、照度や二酸化酸素濃度を組み合わせて室内環境を測定することで、オフィス内を常に快適に保つことができるので、従業員の作業効率が向上します。
そして、総務や人事担当者はスマホやタブレットといったスマートデバイスを活用して、簡単に従業員の現在地や出勤退社時間を把握できるようになります。従来は紙ベースであった有給取得や早出・早退届けもスマートデバイスで簡単に提出できるので、従業員や総務・人事担当者の業務負担が大幅に減らせます。
また、以前に比べてインターネットの高速通信が可能になったことで、従業員は勤務場所をオフィスに縛られることなく自由に選べるようになります。例えば自宅やコワーキングスペースを利用して業務を進め、ミーティングもスマートデバイスに付属したカメラを活用してどこでも行えます。
このように、スマートデバイスとインターネット高速通信を利用して場所を選ばず、自宅やコワーキングスペースで快適に仕事できるスマートオフィスは従来の辛い・大変といった仕事のイメージさえも変えていくでしょう。
オフィスにIoTを導入する際の3つの注意点
従業員や経営者の働く環境をより快適にしてくれるスマートオフィスですが、オフィスにIoTを導入するには注意点もあります。スマートオフィスは「高速通信」と「スマートデバイス」さえあれば成立するわけではありません。スマートオフィス化には大きく3つの注意点があるので、導入前に社内の環境を確認しましょう。
セキュリティ問題
オフィス内の照明や空調設備、そしてスマホやタブレットなどがインターネットに繋がると許可された社員は誰でもオフィス設備の操作やコンピュータへのアクセスが行えるようになります。
IoTの力でストレスなく仕事に必要な情報を収集できるようになった一方で、大切なデータに不正アクセスされるリスクも生じます。オフィスでは、企業の機密情報や貴重な顧客データを取扱うことが多いため、不用意なデータコピーで社内のデータが流出したり、資産価値の高いPC機器の盗難の可能性もあるため不正コピー対策とモバイル端末の盗難対策が必要となります。
また、これらのデータが情報漏洩しないよう、インターネットに繋がる全ての機器に対するセキュリティ対策を万全にし、社内サーバーより安全性の高いクラウドサーバーを使用しましょう。
また、自宅やコワーキングスペースで業務を行う社員の中には自宅や外出先のWi-Fi環境を利用する人もいます。しかし、コンビニやカフェに設置されている無料のWi-Fiはセキュリティが十分でない可能性があります。できるだけセキュリティの低い無料Wi-Fiは使用しないように徹底するなど、社員一人ひとりがセキュリティに対する意識を高めておく必要があります。
初期投資
オフィスのIoT化に向けて、すべてを一気に変えようとすると初期費用が大きくかかってしまいます。インターネット環境の整備の他、勤怠管理システムやスマートデバイスの導入、セキュリティ対策の強化など、オフィスのIoT化には多額の費用が必要です。費用感と優先順位を持って段階的に計画的な導入を行わなければなりません。
例えば、ほとんどのオフィスはすでにインターネットが接続できる環境にありますが、スマートオフィスを目指すなら、まずは遅延のない高速通信が必須です。
オフィス内の高速通信を実現するための費用や、社員にスマホやタブレットなどを支給する費用を見積もりましょう。さらにセキュリティを強化するためのウィルス対策ソフトなどツールの導入も優先的に考える必要があります。
社員の不満、モチベーション低下の可能性
スマートオフィス化に積極的な社員もいる一方で、新しいデバイスやツールの導入に抵抗のある社員もいます。まずは社員の意見を事前に取り入れ、オフィスのIoT化を進めるようにしましょう。
従来の紙ベースのアナログ管理の方が働きやすいという風土を持つ企業の場合、スマートオフィス化によって逆に業務効率の低下も十分考えられます。
今まで業務に合わせて使用していたパソコンやディスプレイ等を無理やりスマートデバイスに置き換える事で業務負担が増える場合や、用途や将来的な運用を深く考えずに「なんとなく活用できそう」と導入したツールが思うように活用できないというリスクもあるでしょう。
また、業務内容によっては在宅勤務やコワーキングスペースを活用したテレワークが行えない場合もあります。スマートオフィスのメリット・デメリットをきちんと把握し、社員の意見を考慮し導入を進めましょう。
まとめ
スマートオフィスは企業の生産活動の場となるオフィスをIoTの活用により改革し、社員の生産性・満足度の向上を実現させます。社員が快適に業務をこなせるよう、スマートオフィス化の際は、社員の意見のヒアリングを欠かさず行い、その上で予算を考慮してデバイスやツール等を導入します。 オフィスでのセキュリティ対策だけでなく社員一人ひとりがセキュリティに対する知識を持ち、安全快適に業務をこなせるようスマートオフィス化を進めていきましょう。
