複数部門にまたがる業務プロセスをZoho CRMで一元管理

Provigate様は東京大学発医工連携のスタートアップ企業で、糖尿病をお持ちの方および予備群の方の行動変容をサポートすることを目的に、グリコアルブミン（GA）を用いた在宅向け小型検査機器の開発および行動変容サポート事業を提供しています。

健康保健組合と情報を連携し、ユーザーへ血糖測定の検査キットを送付されているProvigate様にて、業務プロセスの煩雑化が課題となっており、テックファームはZoho CRM のカスタマイズと導入支援を行うことで、業務プロセスの一元管理を実現しました。

当初の課題

Provigate様が提供されるサービスでは、かかりつけ医師の承諾を得たり、健康診断のデータを取得したり、ユーザーへの検査キット送付が行われるなど、業務プロセスに関わる関係者が多く、ユーザーのステータスや細かい情報が各所で分断されてエクセル管理されていました。それにより全体が見えづらくなっており、部門間での連携ミスや確認の手間が発生していました。この課題を解決するために、ユーザー情報と業務プロセスを一元管理できるシステムを検討され、比較検討の結果、コストとカスタマイズ性を考慮しZoho CRMとカスタマイズ開発を得意とする当社をパートナーとして選択いただきました。

低コストを意識した短期構築とカスタマイズを提供

スピードとコストを重視し、業務分析から構築、データ移行、受入対応までを、合計約1ヶ月半の期間で行いました。初期コストを抑えるために、データ移行はProvigate様にて行っていただき、マニュアル作成を差し引くご提案をしました。

業務分析で業務理解を深耕

まず業務全体を把握するために、ヒアリングを重ねて業務プロセスを細かく図式化し、システムに落とし込めるようにしました。同時に、Zoho CRM のデフォルト機能で実現できるものとカスタマイズが必要なものを区分けしていきました。

業務理解を最初に深めたことで、プロジェクト中のコミュニケーションが円滑になり、設計・実装フェーズの手戻りも少なく抑えることができました。

拡張性を見据えたミニマムカスタマイズ

業務分析後は将来の事業拡張性を見据えたスコープに絞り込み、約1ヶ月間という短期間で設計と実装を行いました。Provigate様ではZoho CRMを全部で5つの部門が利用する想定となっており、それぞれの部門の業務プロセスに合致させながら、共通利用できる設計にしています。またプロセスの一連の中で、自身の担当部門が作業対象となるデータを把握する必要があります。日々膨大な量の登録が行われるため、通知が来ると煩わしく感じることを想定し、担当者自身の状況を一覧表示で見せることで管理をしやすくしました。他にも、サービス参加申し込みに利用されているGoogleフォームで取得した情報も連携できるように項目を整理し、設計時に考慮しました。

■対象となる5つの部門

• 業務プロセスの全体管理部門

• 健保組合とのやり取りや検査キット発送手配を行う運営部門

• 被保険者（ユーザー）との面談を行うサポーター部門

• 検体受領や検査及び検査結果登録を行う検査部門

• 検査キットの製造・在庫を管理する製造販売部門

今後について

Zoho CRMが稼働開始した後、数ヶ月間の運用サポートを当社にて行い、不明点の解消や一部機能改善などの対応を行っています。今後、ご提供されているサービスの拡張や新たな契約形態のサービス提供も視野に入れ、追加のカスタマイズも検討されています。

お客様の声

テックファーム様の支援を受け、業務プロセスをしっかりと理解された上で、的確な提案をいただきました。特に、CRMの基本機能を活かしながら、低予算でも運用しやすいデータ管理方法をご提案いただいた点が大変助かりました。また、将来的な業務拡大を見据えた拡張性のある設計にしていただいたことで、今後の成長にも対応できる安心感があります。

導入に際しても、綿密な業務ヒアリングを通じて手戻りを最小限に抑え、スムーズに開発を進めていただきました。その結果、これまでExcelで行っていたデータ管理が効率化され、手入力やコピペ作業が減り、人的ミスも大幅に削減されました。

今後は、各部門がZoho CRMを最大限活用できるよう、社内での活用支援や部門ごとのカスタマイズを進めていきたいと考えています。また、製品の種類が増えたり、顧客ごとに異なる進捗管理が必要になったりした際にも、柔軟に対応できるようサポートをいただけることを期待しています。

Zoho について

Zoho は全世界1億人以上のユーザーが利用している、ビジネスアプリケーションです。 50種類以上のアプリケーションを取り揃え、営業・マーケティング、カスタマーサービス、共同作業・コミュニケーション、IT・ヘルプデスク、人事の様々な業務に対応するアプリケーションが用意されています。

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